Stadgar för Svenska Huvudvärkssällskapet (SHS)

Stadgar

Stadgar Svenska Huvudvärkssällskapet. Upprättade/uppdaterade 2022-09-27. Godkända på två efterföljande årsmöten, senast den 2023-03-21

§ 1 Föreningens namn och målgrupp

Svenska Huvudvärkssällskapet, SHS, (på engelska Swedish Headache Society) är en sammanslutning för yrkesverksamma personer inom området migrän och annan huvudvärk. SHS är ej en patientorganisation.

§ 2 Föreningens ändamål

a) att befrämja kunskapsutvecklingen inom området huvudvärkssjukdomar, detta inbegriper såväl icke farmakologiska behandlingar samt läkemedel tillgängliga för primärvården och avancerade specialistläkemedel.

b) att befrämja hälso- och sjukvårdens utveckling inom området huvudvärkssjukdomar.

§ 3 Medlemskap

Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.

Ansökan om medlemskap skall

Ansökan skall sändas till SHS Skattmästare som gör en bedömning av ansökan och försäkrar att den blivande medlemmen är svensk medborgare och är eller har varit yrkesverksam inom området. På anmodan skall dokumentation insändas som kan styrka ovan.
Skattmästaren skickar ut betalningsinformation och bevakar inbetalning. När medlemsavgift inkommit meddelar skattmästaren SHS sekreterare och erhåller samtidigt samtliga uppgifter om den nya medlemmen som då införs i medlemslistan.

Till hedersmedlem kan på förslag av styrelsen vid årsmöte kallas person som förtjänstfullt befrämjat SHS syften. Styrelsen kan på förslag därom kalla läkare, annan yrkesutövare eller företrädare för medicinen närstående verksamhet.

Behandling av personuppgifter

Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR.

§ 4 Medlemsavgift

Vid inträde erlägger blivande medlem en avgift till SHS som av årsmötet fastställts.

§ 5 Utträde

Medlem vinner utträde ur SHS genom anmälan till sekreteraren.

§ 6 Styrelse

Sammansättning

Styrelsen består av ordförande samt 4 – 8 övriga ledamöter samt 1 – 3 suppleanter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män i varierande åldrar och vara representerade från spridda delar av landet och representeras av både privat och offentligt anställda.

Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen men saknar även då rösträtt.

SHS angelägenheter handhas av en styrelse bestående av ordförande, vice ordförande, sekreterare, skattmästare samt minst en (1) till högst fyra (4) övriga ledamöter. Styrelsen kan vid behov även utse 2 suppleanter.

Val av styrelse

a) föreningens ordförande och skattmästare för en tid av 2 år (väljs udda år).

b) halva antalet övriga ledamöten i styrelsen (vice ordförande och sekreterare) för en tid av 2 år (väljs jämna år).

c) övriga ledamöter för en tid av 2 år (väljs udda år).

d) 1-2 suppleanter i styrelsen om sådana finns invalda för en tid av 2 år (väljs jämna år).

e) 1 revisor jämte 1 suppleant för en tid av 2 år (väljs udda år). I detta val får inte styrelsen ledamöter delta.

f) 1-3 ledamöter i valberedningen för en tid av 2 år (väljs jämna år, av vilka en skall utses till sammankallande.

Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder vid behov på kallelse av ordföranden som dessutom är skyldig att inom en månad utlysa styrelsesammanträde om minst två styrelseledamöter så påfordrar.

Styrelsen är beslutsför om minst fyra av dess ledamöter är närvarande. Omröstning är öppen om ej annat begärs. Vid lika röstetal äger ordföranden utslagsröst. Ärende kan avgöras *per capsulam om 2 ur styrelsen bedömer en fråga akut och samtliga styrelseledamöter är ense om beslutet vid efterkommande styrelsemöte.

§ 7 Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

§ 8 Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster.
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelse.

§ 9 Årsmöte och extra Årsmöte

Tidpunkt, kallelse

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av juni månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna via mail eller brev.
Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.

Verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning, revisionsberättelse och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna på årsmötet.

Förslag till motioner att behandlas av årsmöte

Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast en vecka före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt

Medlem som har betalt medlemsavgiften före mötet har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet. Medlemmar som företräder läkemedelsindustrin äga ej rösträtt.
Även digital medverkan på årsmötet medger rösträtt men kräver synlighet i form av kamera eller annan digital synlighet som bekräftar medlemmens identitet.

Beslutsförhet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på årsmötet.

Beslut och omröstning

Beslut fattas med acklamation eller om så begärs efter omröstning (votering). SHS beslut fattas genom omröstning med enkel röstövervikt. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst utom vid val då lotten avgör. Sluten omröstning företas när begäran härom framställs.

För bordläggning av ärende vid ordinarie möte erfordras att fyra (4) medlemmar förenar sig i begäran om det. En fråga får bordläggas för andra gången endast om majoriteten av de vid mötet närvarande så beslutar. Om frågan förekommer för tredje gången skall den avgöras. Ärenden som icke upptagits på föredragningslistan får avgöras vid mötet endast om minst 2/3 av de närvarande så beslutar. Vid digital medverkan kan enbart öppen röstning medges av praktiska skäl.

Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.

Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:

Fastställande av röstlängd för mötet.
Val av mötesordförande och sekreterare för mötet.

Val av två (2) protokolljusterare.
Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
Fastställande av dagordning.
a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
Fastställande av medlemsavgifter.
Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner).
Val av styrelse enligt paragraf 6.
Övriga frågor.

Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 10 % av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 30 dagar utlysa sådant möte att hållas inom tre månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte se ”Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt”.

§ 10 Valberedning

Sammansättning, åligganden

Valberedningen består av 2-3 ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid.

§ 11 Revision

Revisorn utses av årsmötet och ska vara oberoende av dem de har att granska.
Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte. Föreningens räkenskaper skall vara revisorn tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorn skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

§ 12 Undertecknande av handlingar

I SHS namn upprättade handlingar och skrivelser undertecknas av ordföranden eller vice ordföranden och sekreteraren. Rutinmässiga ärenden får undertecknas av ordförande och sekreteraren enbart.

§ 13 Upplösning av föreningen

I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till Hjärnfonden eller annan lämplig mottagare som beslutas av SHS.

Beslutet fattas på ett Årsmöte samt ett efterföljande extra Årsmöte som skall kallas till inom 6 månader. Samtliga medlemmar ska ha fått avisering om SHS eventuella nedläggning via mail. Majoriteten av styrelsen måste vara eniga i beslutet.